Antes do advento da revolução digital, a maioria das atividades relacionadas aos negócios, principalmente contabilidade financeira, costumava ser feita à mão, usando caneta, lápis e papel.
Ainda hoje, essa metodologia tradicional chamada contabilidade manual prevalece entre entidades comerciais e empresas.
Este tipo de sistema de contabilidade envolve a manutenção de registros de transações na forma de livros e diários que são então convertidos manualmente em um conjunto de relatórios financeiros.
É importante observar que não há diferença entre as idéias por trás da contabilidade informatizada e da contabilidade manual. A única diferença é o meio usado para registrar e contabilizar as transações.
Quem usa sistemas de contabilidade manual?
Qualquer empresa ou organização requer um sistema de contabilidade eficiente para reunir, armazenar e manter suas informações financeiras.
No mundo digital de hoje, as empresas têm a opção de usar sistemas de contabilidade manuais ou informatizados ou ambos.
No entanto, quando se trata de pequenas ou novas empresas, o sistema de contabilidade manual é mais favorecido. É porque:
Como funciona a contabilidade manual?
A contabilidade manual envolve principalmente o uso das seguintes ferramentas físicas para registrar e manter os mínimos detalhes das informações financeiras de uma empresa.
Blocos de papel e livros
Na ausência de planilhas de computador e software como o principal modo de manter registros financeiros, os contadores usam blocos de papel e livros com linhas e colunas.
Geralmente, existem quatro ou mais de quatro colunas impressas, cada uma das quais é separada por duas linhas consecutivas descendo pela folha.
A primeira coluna à esquerda do papel é designada para escrever datas. Portanto, a quantidade de espaço restante para esta coluna é estreita.
Em contraste com isso, a segunda coluna é empregada para anotar descrições. Conseqüentemente, o contador fornece a maior quantidade de espaço para esta coluna.
Os valores das transações e outros detalhes relacionados, como vendas e estoque e semelhantes, são anotados nas colunas restantes.
Os blocos de papel são geralmente impressos em papel branco ou verde claro com uma sala para anotar cada dígito para que não surjam problemas relacionados à escrita.
Diários e livros contábeis
Estes são usados para anotar documentos operacionais e financeiros finais.
Diários e livros fornecem suporte para o processo de contabilidade manual, ajudando o contador a manter registros separados para diferentes tipos de transações.
Por exemplo, um conjunto de diários pode ser atribuído para contabilidade de vendas a dinheiro. Em contraste, outro grupo pode registrar a folha de pagamento.
Uma vez que as transações dessas contas separadas são calculadas, os resultados são combinados em uma entrada de diário no livro razão da entidade empresarial.
Vantagens da contabilidade manual
Mesmo sendo um antigo sistema de contabilidade, sua relevância no mundo contemporâneo não se tornou inteiramente supérflua.
Desvantagens da contabilidade manual
Apesar de suas várias vantagens, não se pode negar que a contabilidade manual tem algumas limitações significativas.
